النظم المتقدمة والاتجاهات الحديثة لإدارة المكاتب والسكرتارية التنفيذية

الهدف العام

تكوين مهارات القيام بكافة المهارات المكتبية والسكرتارية الخاصة والتنفيذية طبقا لأحدث  النظم المتقدمة والتكنولو جيا الحديثة ، وتنمية قدراتهم الإدارية والتنظيمية . وتطوير المهارات السلوكية لديهم وإعدادهم نفسيا للتغلب على مشكلات العمل ومواجهة ضغوطه.

 المحتويات

المحور الأول :

المفاهيم العلمية للإدارة المكتبية الحديثة:

• مفهوم الادارة العلمية الحديثة
• مفهوم المكتب الحديث
• علاقة الادارة المكتبية الحديثة بالسكرتارية

المحور الثاني :

مقدمة عن السكرتارية وأنواعها :

• السكرتير الخاص
• السكرتير المتخصص
• السكرتير العام
• السكرتير التنفيذي
• مدير المكتب

المحور الثالث:

السكرتير الفعال :

• القدرات ( الشخصية – الفنية – الإدارية )
• سلوكيات وأخلاقيات السكرتير
• مهارات التخطيط للاعمال المكتبية
• تحديد الاهداف
• وضع السياسات
• تصميم برامج الانجاز
• مراح لالتخطيط للاعمال المكتبية
• مهارات التنظيم المكتبي
• المبادىء العامة لتنظيم المكاتب
• خطوات تنظيم المكاتب الحديث
• تنظيم مكان العمل
• تنظيم وقت العمل
• مهارة القيادة
• مفهوم القيادة
• مهارات التعامل مع الرؤساء
• مهارات الاتصال
• الإنصات الفعال ودورة في عملية الاتصال
• الأسس العلمية للحديث الفعال
• مهارات الحديث في مواجهة النقد والاعتراضات
• مهارات الاتصال الكتابية
• تطبيقات علمية على مهارات الاتصال

المحور الرابع :

المهارات الواجب توافرها في مدير المكتب والسكرتير التنفيذي الناجح :

• مهارات استخدام الحاسب الآلي في أعمال السكرتارية
• مهارات استخدام شبكة الانترنت
• مهارات استخدام الانترنت في المراسلات داخل المؤسسة وخارجها

المحور الخامس :

أسس ومبادىء أدارة الوقت بفاعلية:

• مبادىء إدارة الوقت المتعلقة بالتخطيط
• مبدأ تحليل الوقت
• مبدأ التخطيط اليومي
• مبدأ تخصيص الوقت حسب الأولوية
• مبدأ المرونة
• مبادىء إدارة الوقت المتعلقة بالتنظيم
• مبدأ التفويض
• مبدأ تقسيم النشاط ( العمل )
• مبدأ التحكم في المعوقات
• مبدأ الإقلاع عن الاعمال الروتنية
• مبادىء إدارة الوقت المتعلقة بالرقابة
• مبدأ تنفيذ الخطة والمتابعة
• مبدأ إعادة التحليل

وسائل التدريب:

• المحاضرة.
• المناقشات والحوار.
• الحالات العملية.

ورش العمل.