تبسيط العمليات وإجراءات العمل

أهداف البرنامج:

سيتمكن المشاركون في نهاية البرنامج من:

• القيام بتحليل أهم المبادئ والخطوات في تبسيط الإجراءات.
• ممارسة استخدام خرائط سير العمل، خرائط تصميم المكاتب وخرائط توزيع العمل.
• القيام بتبسيط إجراءات معقدة كجزء من دراسة عملية.
• إنجاز تحليل وتوزيع العمل على الموظفين في وحدة تنظيمية.
• إعطاء تبريرات مقنعة حول تبسيط الإجراءات وعلاقتها في تحسين الإنتاجية الفردية والتنظيمية.

الفئات المستهدفة:

المدراء والمشرفون والموظفون الذين يشاركون في تصميم وتبسيط إجراءات العمل أو المستخدمون النهائيون لهذه الإجراءات.

المحتوى التدريبي:

منظور العملية الإدارية

• تخطيط العمل
• تنظيم وتوزيع الموارد
• أنواع الخطط
• توجيه ومراقبة أداء الفرد والمؤسسة
• الآلية / الوظيفة التنظيمية
• مبادئ التنظيم
• تصميم المخططات التنظيمية
• الإرتباط المباشر بين المخططات والإجراءات

السياسات والإجراءات

• التعريفات والمفاهيم
• مظاهر الإجراءات المعقدة
• أهداف الإجراءات وأهميتها
• أهداف تبسيط العمل
• أسلوب تطوير إجراءات فعالة
• تعريف الإنتاجية

أساليب سير العمل

• الأساليب الموازية والمتعاقبة
• مراحل تبسيط العمل
  • اختيار الإجراءات
  • جمع البيانات
  • تحليل البيانات وتقييمها
  • اقتراحات للتحسين
  • التنفيذ
  • المتابعة والتقييم
• استخدام خرائط سير العمل لتبسيط الإجراءات
• الخرائط التفصيلية لمعالجة المعلومات
• الخرائط التفصيلية لسير العمل المبسط
• خرائط إجراءات متعددة الاعمدة
• إعداد وتحليل خرائط سير العمل
• تبسيط الإجراءات واقتراح التغييرات
• مبادئ (Lean) لتبسيط الآليات
• برنامج (5 S)

ترسيم / تحليل الأدوات لتبسيط الآليات والإجراءات

• ترسيم الآلية
• ترسيم خط القيمة
• تحليل (SIPOC)
• رسم السلحفاة البياني
• نموذج (Shell ESSA) للتبسيط
• خرائط (Swim Lane)
• خرائط سير العمل للإجراءات والآلية
• خريطة الآلية متعددة الأعمدة
• أسئلة تمهيدية
• تبسيط الإجراءات لتحسين الإنتاجية
• تقليص الهدر في المجهود البشري والوقت والحيز والمواد
• تحسين كفاءة وفعالية الموظفين

مفهوم تبسيط العمل وأهميته

• إعداد وتحليل مخطط توزيع العمل
• إعادة تقسيم عبء العمل وإعادة توزيع الوظائف

تبسيط تصميم ومخطط الحيز

• تحليل مخطط قسمك / مكتبك
• استخدام رسم سباغيتي البياني للتحليل
• مخطط المسافة / القسم
• إعادة تصميم المكاتب باستخدام مخططات المكاتب
• تبسيط العمل الورقي في المكاتب

تبسيط النماذج

• مراجعة تصميم النماذج
• تحسين كفاءة النماذج

وسائل التدريب:

• المحاضرة.
• المناقشات والحوار.
• الحالات العملية.

ورش العمل.